Schatten-IT: Verbieten oder integrieren?

Gewinnt die Schatten-IT in Unternehmen langsam die Oberhand? Nach Schätzungen von renommierten Marktforschungsunternehmen geben Mitarbeiter und Fachabteilungen in diesem Jahr erstmals mehr Geld für IT aus als die IT-Abteilungen selbst. Die vielen kleinen Beiträge für Apps und Cloud Services von Anbietern wie Dropbox, Apple, Evernote oder Google summieren sich mittlerweile zu enormen Summen. Hinzu kommt, dass mittlerweile auch komplexe Fachanwendungen für Projektmanagement, Workflows oder Simulationen komplett an der IT-Abteilung vorbei beschafft werden.

Für Unternehmen und IT-Verantwortliche ist dies zunächst eine kleine Katastrophe. In den Anwendungen der Schatten-IT werden sensible Daten verwaltet – und die IT hat keine Kontrolle darüber, was mit diesen Informationen passiert und wohin sie unter Umständen abfließen. Die Tatsache, dass Daten verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellt dabei oft noch das geringste Risiko dar. Viel spannender wird es, wenn man sich ausmalt, dass sich Firmengeheimnisse sofort mit externen Anwendern teilen lassen und dass personenbezogene Daten möglicherweise auf fremden, unsicheren Systemen am anderen Ende der Welt gespeichert werden (natürlich ohne eine entsprechende Vereinbarung für die Auftragsdatenverarbeitung).

Es gibt unzählige Ansätze, der Schatten-IT zu begegnen. Die meisten beschäftigen sich mit dem Sperren entsprechender Apps und Webseiten. Doch der Einfallsreichtum von Anwendern ist gigantisch – kreative Köpfe finden fast immer einen Weg, Blockaden zu umgehen. Versuchen Sie nur einmal, Ihrem pubertierenden Sprössling YouTube auf dem Smartphone zu sperren – Sie werden die Themen Zugriffskontrolle und Berechtigungsmanagement anschließend mit ganz anderen Augen sehen…

Strikte Verbote oft sinnlos

Eine strikte Verbotsstrategie greift aber aus unserer Sicht ohnehin zu kurz. Viel nachhaltiger ist es, sich zunächst einmal zu fragen, warum Anwender eigentlich diese Apps und Services nutzen. Dafür kann es ganz unterschiedliche Gründe geben:

– Neugier: Mitarbeiter haben eine Werbung gesehen und möchten eine neue Anwendung nur einmal ausprobieren. Oder sie wurden von Kollegen zur Nutzung eingeladen.
– Externe Faktoren: Anwender sind durch die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern oder Dienstleistern gezwungen, IT-Systeme Dritter zu nutzen – und tun dies, ohne die IT-Abteilung zu informieren.
– Geschwindigkeit: Die interne Beschaffung von Fachanwendungen ist zu aufwändig und die Bereitstellung neuer Services dauert zu lange – daher behelfen sich die Anwender selbst.
– Produktivität: Die bereitgestellten Anwendungen gehen am Bedarf der Anwender vorbei – daher nutzen sie Apps, mit denen sie ihre Aufgaben schneller erledigen können.
– Technologieaffinität: Viele Anwender bringen heute selbst sehr viel IT-Kompetenz mit und stellen sich daher ihren digitalen Arbeitsplatz einfach nach eigenen Bedürfnissen zusammen.

Statt die wachsende Schatten-IT komplett zu unterbinden, sollten Unternehmen diesen Trend als Chance sehen. Im Idealfall setzen sich Anwender und IT-Verantwortliche gemeinsam an einen Tisch, um über den konkreten Bedarf an neuen Anwendungen und Services zu sprechen. Die Schatten-IT adressiert oft wichtige Business-Aufgaben und kann damit sogar zum Innovationsmotor für das Unternehmen werden. Gleichzeitig hilft der Austausch der IT-Abteilung, die Anforderungen der Benutzer besser zu verstehen und umzusetzen.

VINTIN kann in diesem Prozess unterstützen. Wir bieten Ihnen die technischen Möglichkeiten, um neue Services schneller allen Anwendern zur Verfügung zu stellen. Dabei nutzen wir die Dynamik und Flexibilität von Cloud-Plattformen und mobilen Technologien voll aus. Gleichzeitig zeigen wir Ihnen, wie Sie jederzeit die Kontrolle über die Sicherheit sensibler Daten behalten. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie mehr über neue Strategien beim Umgang mit der Schatten-IT erfahren möchten.

 

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