Success Story: Mehr Harmonie mit dem Digital Workplace

Das Orchesterbüro der Bamberger Symphoniker war es leid, ständig die Software aktualisieren zu müssen. Auch den Austausch veralteter Server wollte man sich sparen. Heute wird das Full IT-Outsourcing von VINTIN auf Basis des VINTIN Digital Workplace genutzt.

Die Bamberger Symphoniker sind eines der führenden Symphonieorchester in Deutschland. Im Juli 2003 wurden sie durch die Bayerische Staatsregierung in den Rang eines Staatsorchesters erhoben und tragen seitdem den Namenszusatz „Bayerische Staatsphilharmonie“. Das Orchesterbüro der Bamberger Symphoniker ist für die organisatorischen Aufgaben hinter den Kulissen zuständig. Alle Angestellten – vom Intendanten bis zu den Orchesterwarten – benötigen für ihre tägliche Arbeit verschiedene Software-Anwendungen: für Kommunikation, Buchhaltung, Orchesterverwaltung und zahlreiche Spezialaufgaben. Bis 2006 nutzten die Mitarbeiter dafür PCs, auf denen die jeweils benötigten Programme lokal installiert waren. Für zentrale Dienste wie E-Mail und Dateiablage wurden zwei Server betrieben. Das Management der 13 IT-Arbeitsplätze gestaltete sich im Laufe der Zeit immer aufwendiger: Regelmäßig mussten die Endgeräte, die auf drei Stockwerken in der Bamberger Konzerthalle verteilt sind, mit Software-Updates aktualisiert werden. Zudem standen größere Hardware-Investitionen an, da die beiden Server veraltet waren und nicht mehr zuverlässig funktionierten.

Neue Wege gehen

Statt neue Server zu beschaffen und von einem IT-Spezialisten einrichten zu lassen, wurde die komplette IT-Infrastruktur der Bamberger Symphoniker an VINTIN übertragen. Sämtliche Applikationen werden den Mitarbeitern heute über das Rechenzentrum von VINTIN bereitgestellt. Auf den Endgeräten im Orchesterbüro läuft nur noch ein Web-Browser, über den sich die Benutzer an ihrem IT-Arbeitsplatz, dem VINTIN Digital Workplace, anmelden, um Programme wie gewohnt nutzen zu können. Einige Mitarbeiter wurden zudem mit Security-Tokens ausgestattet und sind so in der Lage, von ihrem Privat-PC zu Hause sicher auf ihren kompletten Benutzer-Desktop zuzugreifen. Bei Auslandstourneen beispielsweise ist so mit derselben Technologie flexibler IT-Zugang von jedem beliebigen Ort aus möglich.

Täglicher Mehrwert

Sämtliche anfallenden Software-Updates werden von VINTIN eingespielt und stehen sofort allen Anwendern zur Verfügung. Außerdem entfallen Investitionen in neue Hardware sowie in eigene IT-Verantwortliche. Bei Fragen oder Anwendungsproblemen wenden sich die Mitarbeiter an den ServiceDesk von VINTIN: Dieser bietet nicht nur telefonische Unterstützung, sondern kann bei Bedarf auch aus der Ferne auf den Desktop des Benutzers zugreifen, um Probleme direkt am Bildschirm zu lösen.

Auch für das gesamte Thema Sicherheit ist heute VINTIN verantwortlich: Der IT-Dienstleister stellt sicher, dass Anwendungen und Daten jederzeit durch Firewalls, aktuelle Virenscanner und neueste Security-Patches geschützt sind. Die laufenden Kosten sind kalkulierbar: Abgerechnet wird das Modell nach einer monatlichen Pauschalgebühr für jeden Benutzer. Gleichzeitig eröffnet der VINTIN Digital Workplace den Anwendern neue flexible Zugangsmöglichkeiten: Intendant und Orchestermanager können heute beispielsweise auch von unterwegs mit ihren Smartphones E-Mails abrufen und Termine koordinieren.

„Unser Orchesterbüro ist zu klein für einen eigenen IT-Spezialisten – und so ganz nebenbei können wir unsere PCs und Anwendungen auch nicht mehr administrieren. Dafür ist das Thema mittlerweile viel zu komplex geworden. Der VINTIN Digital Workplace ist daher für uns die richtige Lösung: Ein professionelles IT-Komplettpaket, das ganz auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist.“ 
Jutta Friedrich, Orchesterbüro, Bamberger Symphoniker – Bayerische Staatsphilharmonie

 

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